Sinnvolle Zeitplanung

Chaos und Bürostress vermeiden

Die Zeit im Griff: Ihre Allianz Gesundheitswelt gibt Ihnen Tipps, wie Sie durch konsequentes Zeitmanagement Ordnung ins Bürochaos bringen und Stress sowie Überforderung vermeiden.

Allianz Gesundheitswelt - Sinnvolle Zeitplanung: Eine Menge an Papier ist aufeinander gestapelt.

In Kürze

Zeit managen: Nicht mangelnde Zeit ist schuld am Stress, sondern mangelnde Organisation von Abläufen, unklare Ziele, fehlende Prioritäten.
Prioritäten: Ohne Prioritäten ist alles im gleichen Moment gleich wichtig. Das kann kein Mensch leisten. Stress und Überforderung sind die Folge.
Pausen: Pausen sollen klar von der Arbeit getrennt sein. Es ist falsch, während der Pausen doch halb weiterzumachen.

Ordnung ins Chaos bringen

Zeitmanagement im Büro

Sich stetig ändernde Kundenanforderungen, kurzfristig einberufene Meetings und neue Arbeitsabläufe erfordern Flexibilität. Da geht in der Hektik auch mal der Überblick verloren. Wenn Sie nicht rechtzeitig gegensteuern, fallen Sie schnell in einen Teufelskreis aus Chaos und Bürostress. Ihre Allianz verrät, wie Sie durch konsequentes Zeitmanagement Ordnung ins Bürochaos bringen.

Zeit ist für alle gleich

Was bedeutet Zeitmanagement?

Der Begriff ist etwas irreführend, denn die Zeit kann man gar nicht managen. Die Zeit läuft objektiv immer gleich. Man muss seine Tätigkeiten und deren Abfolge managen. Nicht mangelnde Zeit ist schuld am Stress, sondern mangelnde Organisation von Abläufen, unklare Ziele, fehlende Prioritäten.

Überblick verschaffen und neu justieren

Arbeitsabläufe planen

Das Wichtigste ist es, überhaupt Arbeitsabläufe zu planen. Viele Menschen legen erst einmal los und nehmen auf dem Weg viele weitere Tätigkeiten an. Ohne Planung fehlt der Überblick über mögliche Kapazitäten für weitere Aufgaben.

Es gibt auch Arbeitsplätze, bei denen jeder Vorgang selbst kurz und relativ einfach ist. Aber die Menge und die Stetigkeit, mit der neue Vorgänge hereinkommen ist aufreibend für die Menschen: Jeder Vorgang wird als „Ticket“ dokumentiert. Diese Tickets kommen ohne Einflussmöglichkeit der Mitarbeiter herein.

Wenn viele Tickets kommen und die Gesamtmenge nie weniger wird, erleben Menschen das Ganze wie ein endloses Hamsterrad. Planung hilft nicht weiter. Hier ist erforderlich, die Grundhaltung zur Arbeit, zur Menge und zum Tätigkeitsrhythmus neu zu justieren.

Eine solche neue Justierung zu Leistung, Ergebnis und Erfolg kann jeder vornehmen. Allein ist das schwer, in Gruppen unter Anleitung eines erfahrenen Trainers ist das leicht erreichbar.

Mit dem Team abstimmen

Prioritäten setzen

Prioritäten setzen ist Teil jeder Planung. Auch hier gilt: Es ist besser, falsche Prioritäten zu setzen, als gar keine zu haben. Prioritäten müssen immer im Team und mit den Führungskräften besprochen und vereinbart werden. Prioritäten können und dürfen sich ändern – aber man muss es bewusst tun.

Ohne Prioritäten ist alles im gleichen Moment gleich wichtig. Das kann kein Mensch leisten. Stress und Überforderung sind die Folge – im schlimmsten Fall führt das zum Zusammenbruch.

Nicht verführen lassen

Zeitfresser

Wenn man sich am Ende des Tages fragen muss, was man heute eigentlich geschafft hat, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Zeitfresser. Manche Menschen lassen sich von Zeitfressern verführen, um dadurch die eigentlichen anspruchsvollen Aufgaben vor sich her zu schieben.

Auszeit von der Arbeit

Pausen sinnvoll gestalten

Pausen sollen klar von der Arbeit getrennt sein. Es ist falsch, während der Pausen doch halb weiterzumachen. Beim Mittagessen zum Beispiel sollte man nicht über die Arbeit sprechen. Oft hört man von Kollegen, dass man ein Thema doch gut beim gemeinsamen Mittagessen besprechen könnte. Das ist Gift für Körper und Geist.

Essen erfordert eine ruhige entspannte und auf Genuss ausgerichtete Haltung. Mit einer solchen Einstellung wird man genau das Richtige essen und auch die Menge dem persönlichen Bedarf anpassen. Arbeitsthemen gehören nicht an den Esstisch. Bei professionellen Geschäftsessen werden die entscheidenden Punkte erst nach dem Essen beim Espresso angegangen.

Das richtige Maß finden

Tipps gegen das Chaos

Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsplatz. Zettel, jede Menge Stifte, Papiere und so weiter sind äußeres Zeichen für Chaos. Das äußere Chaos spiegelt immer auch das innere Chaos wider.
Finden Sie bei Ablagesystemen, elektronischen Ordnerstrukturen und Zeitplanungssystemen das richtige Maß. Zu viel Energie in Ordnungssysteme zu stecken führt zu Perfektionismus. Doch perfekt sein zu wollen, das ist ein mächtiger innerer Antreiber, der jeden Menschen früher oder später verzweifeln lässt.