Tipps für Zeitmanagement im Job

Planen, priorisieren und Pausen einhalten

Schlechte Zeitplanung, mangelnde Ordnung am Arbeitsplatz und zu viele Meetings – das sind einige der häufigsten Ursachen für Zeitdruck und Dauerstress. Methoden des Zeitmanagements helfen dabei, Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bekommen und die wertvolle Ressource Zeit besser zu nutzen.

Allianz Gesundheitswelt - Zeitmanagement im Job: Eine junge Frau mit langen Haaren sitzt frustriert am Schreibtisch vor ihrem Laptop. Vor ihr sind Papierstapel ausgebreitet.

Chronischer Zeitdruck

Warum geraten wir eigentlich immer wieder in den Teufelskreislauf aus chronischem Stress und Zeitdruck? Wenn die Arbeit sich stapelt und wir glauben, dass wir unsere Aufgaben nicht mehr bewältigen können, setzen wir uns selbst unter Druck. Das führt zu Denkblockaden und Unkonzentriertheit, unsere Fehler häufen sich. In diesem Zustand brauchen wir für eine Aufgabe noch länger, wir haben also tatsächlich weniger Zeit und verursachen uns selbst weiteren Stress.

Zeitfresser erkennen

Natürlich kann man Zeit nicht vermehren oder gar konservieren. Aber man kann gut oder weniger gut mit ihr umgehen. Wer Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements kennt und einsetzt, behält den Überblick, verhindert, dass Wichtiges vergessen wird und verschafft sich Freiraum für Kreativität. Dadurch sinkt auch das Stresslevel. Ob im Büro, im Handwerk oder auf der Baustelle: Zeitmanagement ist für fast alle Berufsgruppen ein wichtiges Thema.

Drei typische Stressauslöser und Zeitfresser:

Schlechte Zeitplanung: Passt Ihre Zeitplanung zur Aufgabe oder zum Projekt? Wir neigen dazu, 100 Prozent der Zeit zu verplanen. Das geht meistens schief, weil zu viele unbekannte Faktoren im Spiel sind. Planen Sie also immer Zeitpuffer ein.
Mangelnde Ordnung: Chaos am Schreibtisch, im Dienstwagen oder auf der Baustelle kann sich als enormer Zeitfresser erweisen – weil man ständig irgendetwas sucht oder beispielsweise auf der Baustelle feststellt, dass Arbeitsmaterial fehlt. Bringen Sie Ordnung in Ihr System!
Zu viele und unproduktive Meetings: Beschäftigte in Deutschland verbringen unzählige Arbeitsstunden in Meetings. Und sehr oft kommt dabei nur wenig heraus. Die wesentlichen Gründe dafür sind mangelnde Vorbereitung, fehlende Moderation und die falsche Zusammensetzung des Teilnehmerkreises.

Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement macht Sie leistungsfähiger, produktiver und erfolgreicher. Folgende Grundprinzipien helfen dabei, Struktur in den Arbeitsalltag zu bekommen.

Aufgaben planen

Das Wichtigste ist es, Arbeitsabläufe zu planen. Viele Menschen legen erst einmal los und nehmen auf dem Weg viele weitere Tätigkeiten an. Ohne Planung fehlt jedoch der Überblick, sowohl über die bereits übernommenen Aufgaben als auch über die eigenen Kapazitäten für weitere Aufgaben.
Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Eine bekannte Methode zur Bewertung und Priorisierung von Aufgaben ist das Eisenhower-Prinzip. Dabei erstellen Sie ein aus vier Feldern bestehendes Diagramm, in das alle Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet werden.

Prioritäten setzen

Ein wichtiger Teil jeder Planung ist es, Prioritäten zu setzen. Denn ohne Prioritäten ist alles im gleichen Moment gleich wichtig. Damit kann niemand umgehen. Stress und Überforderung sind unvermeidlich.
Vereinbaren Sie Ihre Prioritäten im Team und mit Ihren Führungskräften.
Haben Sie den Mut, Prioritäten zu setzen! Es ist besser, einmal eine falsche, als gar keine Priorität gesetzt zu haben.
Prioritäten können und dürfen sich auch ändern – aber man sollte es reflektiert tun und die Neujustierung mit dem Team abstimmen.

Arbeisplatz ordnen

Egal ob Sie am Schreibtisch, an der Werkbank oder auf einer Baustelle arbeiten: Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsplatz. Befindet sich dieser permanent in einem chaotischen Zustand, herrscht auch Chaos in Ihrem Inneren.
Finden Sie bei der Nutzung von Ablagesystemen oder elektronischen Ordnerstrukturen das richtige Maß. Ohne diese Hilfsmittel geht es nicht, zu viel Energie in sie zu stecken, lenkt Sie wiederum von Ihrer eigentlichen Aufgabe ab.

Ressourcen stärken

Wenn Ihnen Ihre aktuelle Aufgabe wie ein mächtiger Berg vorkommt, den zu erklimmen Ihnen schier umöglich erscheint, rufen Sie sich bereits bewältigte Aufgaben in Erinnerung. Wie sind Sie damals an Ihr Ziel gekommen? Wenn Sie sozusagen vom Ziel aus rückwärts denken, kommen Sie möglichen Lösungsschritten für Ihre gegenwärtige Aufgabe auf die Spur.
Versuchen Sie, eine Einstellung zu entwickeln, die sie Aufgaben grundsätzlich als neue Herausforderungen, an denen Sie wachsen können, begreifen lässt. Denn sobald wir uns einer Sache mit vollem Herzen widmen, sind wir in der Lage, selbst schwierige Aufgaben zu bewältigen.
Geben Sie negativen Gedanken keinen großen Spielraum, denn sie blockieren uns. Zu oft reden wir uns ein, dass wir etwas nicht schaffen können, Aufgaben zu schwierig für uns sind oder es uns an Kompetenzen mangelt. Sagen Sie in Gedanken „Stopp", wenn solche Gedanken auftauchen. Vertrauen Sie auf Ihre Fähigkeiten!

Fokus und Pausen ausbalancieren

Versuchen Sie, Ihre Aufmerksamkeit voll und ganz auf die Aufgabe zu richten, an der Sie gerade arbeiten. Schließen Sie dazu konsequent mögliche Störfaktoren, wie zum Beispiel das Handy, von vornherein aus.
Vermeiden Sie es, zu viele Aufgaben nebeneinander erledigen zu wollen.
Planen Sie Pausen ein. Sie gehören dazu, um danach wieder fokussiert arbeiten zu können. Oftmals kommen gute Ideen sogar in der Pause, denn das Gehirn verarbeitet im Hintergrund die Informationen, mit denen Sie sich vor der Pause befasst haben.

Bild: Franz Pfluegl/Shutterstock