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  Zeitmanagement im Büro

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Sich stetig ändernde Kundenanforderungen, kurzfristig einberufene Meetings und neue Arbeitsabläufe erfordern Flexibilität. Da geht in der Hektik auch mal der Überblick verloren. Wenn Sie nicht rechtzeitig gegensteuern, fallen Sie schnell in einen Teufelskreis aus Chaos und Bürostress. Dr. Erhard Lison verrät, wie Sie durch konsequentes Zeitmanagement Ordnung ins Bürochaos bringen.

  Ihr Allianz-Experte

Dr. Erhard Lison ist seit 1987 bei der Allianz Deutschland. Er hat sich in seinen psychologischen Forschungen an der Universität mit Zeitwahrnehmung beschäftigt.

Ihn fasziniert, dass Zeit im Bewusstsein des Menschen genauso relativ ist, wie die Zeitdimension in der Physik: „Das ist einer der Gründe, warum es uns oft schwer fällt, unsere eigenen Aktivitäten einem genauen Zeitrhythmus anzupassen.

Manchmal vergeht die Zeit wie im Flug und wir schaffen viel. In anderen Situationen haben wir ständig das Gefühl, die Zeit läuft uns davon. Das macht dann Stress.“

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  Die Zeit im Griff

Was bedeutet Zeitmanagement?

Der Begriff ist etwas irreführend, denn die Zeit kann ich gar nicht managen. Die Zeit läuft objektiv immer gleich. Ich muss meine Tätigkeiten und deren Abfolge managen. Nicht mangelnde Zeit ist schuld am Stress, sondern mangelnde Organisation von Abläufen, unklare Ziele, fehlende Prioritäten. Ich sage immer „wir haben alle Zeit der Welt“, denn die Zeit ist für alle gleich.

Wie kann ich am besten Arbeitsabläufe planen?

Das Wichtigste ist es, überhaupt Arbeitsabläufe zu planen. Viele Menschen legen erst einmal los und nehmen auf dem Weg viele weitere Tätigkeiten an. Ohne Planung fehlt der Überblick über mögliche Kapazitäten für weitere Aufgaben.

Es gibt auch Arbeitsplätze, bei denen jeder Vorgang selbst kurz und relativ einfach ist. Aber die Menge und die Stetigkeit, mit der neue Vorgänge hereinkommen ist aufreibend für die Menschen: Jeder Vorgang wird als „Ticket“ dokumentiert. Diese Tickets kommen ohne Einflussmöglichkeit der Mitarbeiter herein.

Da viele Tickets kommen und die Gesamtmenge nie weniger wird, erleben Menschen das Ganze wie ein endloses Hamsterrad. Planung hilft nicht weiter. Hier ist erforderlich, die Grundhaltung zur Arbeit, zur Menge und zum Tätigkeitsrhythmus neu zu justieren.

Eine solche neue Justierung zu Leistung, Ergebnis und Erfolg kann jeder vornehmen. Allein ist das schwer, in Gruppen unter Anleitung eines erfahrenen Trainers ist das leicht erreichbar.

Wie setze ich Prioritäten?

Prioritäten setzen ist Teil jeder Planung. Auch hier gilt: Es ist besser, falsche Prioritäten zu setzen, als gar keine zu haben. Prioritäten müssen immer im Team und mit den Führungskräften besprochen und vereinbart werden. Prioritäten können und dürfen sich ändern – aber man muss es bewusst tun.

Ohne Prioritäten ist alles im gleichen Moment gleich wichtig. Das kann kein Mensch leisten. Stress und Überforderung sind die Folge – im schlimmsten Fall führt das zum Zusammenbruch.

Woran erkenne ich Zeitfresser?

Wenn ich mich am Ende des Tages fragen muss, was habe ich heute eigentlich geschafft, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Zeitfresser. Manche Menschen lassen sich von Zeitfressern verführen, um dadurch die eigentlichen anspruchsvollen Aufgaben vor sich her zu schieben.

Wie sinnvoll sind Pausen während der Arbeit, und wie sollte man sie gestalten?

Pausen sollen klar von der Arbeit getrennt sein. Es ist falsch, während der Pausen doch halb weiterzumachen. Beim Mittagessen zum Beispiel sollte man nicht über die Arbeit sprechen. Oft hört man von Kollegen, dass man ein Thema doch gut beim gemeinsamen Mittagessen besprechen könnte. Das ist Gift für Körper und Geist.

Essen erfordert eine ruhige entspannte und auf Genuss ausgerichtete Haltung. Mit einer solchen Einstellung wird man genau das Richtige essen und auch die Menge dem persönlichen Bedarf anpassen. Arbeitsthemen gehören nicht an den Esstisch. Bei professionellen Geschäftsessen werden die entscheidenden Punkte erst nach dem Essen beim Espresso angegangen.

„Ohne Prioritäten ist alles im gleichen Moment gleich wichtig. Das kann kein Mensch leisten. Stress und Überforderung sind die Folge.“

  Tipps gegen das Chaos

  • Entrümpeln Sie Ihren Arbeitsplatz. Zettel, jede Menge Stifte, Papiere und so weiter sind äußeres Zeichen für Chaos. Das äußere Chaos spiegelt immer auch das innere Chaos wider.

  • Finden Sie bei Ablagesystemen, elektronischen Ordnerstrukturen und Zeitplanungssystemen das richtige Maß. Zu viel Energie in Ordnungssysteme zu stecken führt zu Perfektionismus. Doch perfekt sein zu wollen, das ist ein mächtiger innerer Antreiber, der jeden Menschen früher oder später verzweifeln lässt.

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